Nous avons tous beaucoup à faire (trop à faire ?). En entreprise, cela se traduit par une quantité de tâches à réaliser qui ne cesse d'augmenter et qui ne sont pas toutes couvertes (ou pas dans les temps). La procrastination : c'est un combat universel qui affecte la productivité, la créativité et, en fin de compte, les résultats. Une étude récente de Crucial Learning menée auprès de 400 personnes a confirmé ce que nous soupçonnions déjà : la procrastination est omniprésente. Ce qui est surprenant, cependant, c'est le manque d'efforts des entreprises pour lutter contre ce fléau de la productivité.

Plus précisément, Crucial Learning a constaté que 47 % des personnes interrogées déclarent que leur entreprise ne fait rien pour les aider à gérer leur procrastination, que seulement 1 personne sur 10 déclare avoir accès à un outil de gestion de projet qui lui permet de rester sur la bonne voie et que 17 % déclarent que leur manager les aide à prioriser leurs projets.

En résumé, les collaborateurs croulent sous le travail avec peu ou pas de soutien de la part de leur entreprise ou de leur manager. Mais la vérité est que les managers ont le pouvoir de changer la donne.

En mettant en œuvre des stratégies simples mais efficaces, les dirigeants peuvent favoriser un environnement dans lequel la procrastination passe au second plan par rapport à la productivité. Voici trois conseils pratiques pour aider vos équipes à surmonter la procrastination :

Prioriser les projets :

Lors de vos entretiens individuels, abordez le dilemme de la procrastination. Écoutez les défis des membres de votre équipe, comprenez leurs facteurs de stress et identifiez les tâches qui sont mises de côté. En les aidant à prioriser les tâches essentielles, vous pouvez les éloigner des tâches non essentielles qui ne font qu'occuper du temps. Encouragez-les à se concentrer sur des projets qui font avancer les choses et contribuent à des résultats tangibles.

Tenir les gens responsables :

Selon l'étude, un répondant sur quatre a admis que son organisation tolère la procrastination. Brisez cette tendance en introduisant la responsabilisation dans la dynamique de votre équipe. Après avoir défini les priorités, effectuez des suivis individuels pour évaluer les progrès. Si les tâches restent inachevées, abordez le problème de front. En tenant les individus responsables de leurs engagements, vous cultivez une culture de responsabilité et de fiabilité.

Utiliser l'aide d'un outil :

Étonnamment, seule une fraction des organisations donnent accès à des outils de gestion de projet, malgré leur efficacité dans la lutte contre la procrastination. En exploitant ces outils, vous donnez à votre équipe les moyens de rester sur la bonne voie. Avec des délais intégrés, des rappels automatiques et une visibilité transparente des tâches, les outils de gestion de projet laissent peu de place à la procrastination. Encouragez votre équipe à adopter ces ressources comme outils pour améliorer sa productivité.

Cela semble simple et pourtant, si l'on creuse un peu, il faut être en mesure d'avoir ces conversations avec les collaborateurs, d'oser les challenger sur leur manière de s'organiser, faire preuve de bienveillance face à certaines habitudes, aborder le problème lorsque les engagements ne sont pas tenus, responsabiliser chacun au sein du groupe. Fixer des priorités qui ont du sens pour le collaborateur pour qu'il ait une mission claire, encourager le collaborateur ou l'équipe à adopter un outil collaboratif. Ce sont autant de points qui sont bien mais alors bien loin d'être simples ! Ce qui se cache derrière toutes ces conversations, ce sont des Soft-Skills dont les entreprises manquent (parfois cruellement), des personnes agiles, qui osent dire les choses avec franchise et respect et qui SAVENT gérer ces situations du quotidien.